Comunicação Assíncrona no Trabalho Remoto: guia de como usá-la a seu favor



Uma das principais vantagens do trabalho remoto é a flexibilidade e a autonomia que o modelo propõe. Porém, o fato de estar sempre disponível tem causado ansiedade nos profissionais.


Isso acontece porque muitos líderes ainda utilizam a comunicação síncrona como principal métrica para garantir que a equipe está trabalhando, quando sabemos que o microgerenciamento não é a melhor forma de conduzir equipes remotas.


Se você já se viu na obrigação de se conectar o tempo todo no WhatsApp e se sentiu culpado por estar desconectado, sabe do que estamos falando.


Por outro lado, se você é líder, também entendemos o desafio de manter um fluxo saudável e produtivo de trabalho, mesmo a quilômetros de distância física da equipe.


Pensando nisso, criamos este guia da comunicação assíncrona, uma ferramenta essencial para garantir que o trabalho remoto seja saudável e produtivo para todos os envolvidos. Continue a leitura e entenda!


O que é comunicação assíncrona?


Ao contrário da comunicação síncrona, que acontece simultaneamente, o conceito de comunicação assíncrona diz respeito a todas as interações que não são feitas em tempo real.


Dessa forma, uma videochamada ou ligação é considerada comunicação síncrona, enquanto uma troca de emails e mensagens não instantâneas fazem parte da comunicação assíncrona.


E é justamente aqui que mora o grande desafio da comunicação no trabalho remoto: falta de organização, insegurança por parte do líder e microgerenciamento acabam exigindo que os profissionais estejam o tempo todo conectados para responder de forma síncrona.


Porém, com a flexibilidade e autonomia ganhando cada vez mais espaço, o mundo corporativo passa a adaptar as interações para um cenário em que as pessoas trabalham em horários variados e, em alguns casos, até com fuso horário diferente — como no caso dos nômades digitais, por exemplo.


É aí que a comunicação assíncrona entra em cena!


Quais os benefícios da comunicação assíncrona no ambiente de trabalho remoto?


Certamente, você já entendeu o principal benefício da comunicação assíncrona no trabalho remoto: garantir, de fato, a flexibilidade e autonomia da equipe. Porém, você sabia que ela traz outros benefícios para os negócios como um todo? Confira os principais.


Diminui o ruído de informações


O fato de usar a comunicação assíncrona facilita no entendimento de que o receptor da mensagem não vai ler naquele momento e, por isso, precisa de um contexto maior para entender a mensagem quando abri-la.


Automaticamente, isso faz com que as mensagens sejam mais detalhadas, diminuindo os ruídos de informações e documentando melhor as trocas.


Quer ver um exemplo? Confira a seguir.

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Pedindo um arquivo na comunicação síncrona


Maria, tá por aí? Tem um minutinho? To naquela reunião de agora e preciso do documento de planejamento, pode me mandar aqui pelo WhatsApp mesmo?


Pedindo um arquivo na comunicação assíncrona


Olá, Maria. Como vai?

Amanhã às 16h tenho uma reunião importante com nosso CEO e seria importante apresentar o planejamento para ele, a fim de aprovar nossos investimentos mais rapidamente.

Por favor, poderia me mandar o arquivo anexo por email? Se possível, antes das 15h, combinado?

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Viu só a diferença?


Aumenta a produtividade

Se você é líder, certamente está preocupado com o nível de produtividade da equipe. Porém, se tem buscado a produtividade chamando-os a todo momento no WhatsApp, está remando no sentido contrário.


Por meio da comunicação assíncrona, é possível estabelecer momentos específicos para responder mensagens ao longo do dia, permitindo que as outras tarefas sejam feitas com foco e concentração.


O resultado disso, você já sabe: tarefas entregues e tranquilidade no coração!


Diminui o estresse

Mesmo quem trabalha com Comunicação em si, nem sempre quer ficar se comunicando 8 horas por dia de forma ininterrupta.


Logo, se o colaborador organizar melhor seus momentos de interação e concentração, tende a se sentir menos estressado no final do dia. No longo prazo, isso pode ser determinantes para evitar problemas de saúde mental e burnout, o grande inimigo da saúde ocupacional neste exato momento.


Quais as principais ferramentas de comunicação assíncrona?


Originalmente, o email é a principal ferramenta de comunicação assíncrona, já que subentende-se que ele não será respondido em tempo real.


Porém, como a comunicação assíncrona é uma metodologia, não é preciso se limitar a uma determinada ferramenta. Isso significa que você e sua equipe podem praticá-la mesmo em aplicativos de mensagem instantânea, como o WhatsApp, Telegram, Slack e outros.


Como implementar a comunicação assíncrona no trabalho remoto?


Até agora, vimos o quanto a comunicação assíncrona pode facilitar a troca de informações no dia a dia, com produtividade, clareza e menos estresse.


Porém, como começar a colocar em prática? Veja algumas dicas!


Defina os canais oficiais de comunicação


Você provavelmente já recebeu um email e, antes mesmo de responder, recebeu a mesma comunicação da mesma pessoa falando a mesma coisa por outro canal? Se sim, sabe o quão desagradável isso pode ser.


Porém, é muito provável que isso tenha acontecido por uma falta de alinhamento entre as partes. Afinal, a pessoa que enviou pode não saber qual o canal oficial de comunicação da empresa e, na dúvida, resolveu “atirar para todos os lados”.


Para evitar que isso aconteça na comunicação assíncrona, é importante definir quais são os canais oficiais de comunicação entre a equipe e quando cada um deve ser utilizado. Por exemplo:


Trocas convencionais relacionadas aos projetos: email.


Dicas e conteúdos educativos e inspiracionais: grupo no Telegram.


Ligações e WhatsApp: somente emergências (definindo o que significa emergência no seu negócio, pois os entendimentos podem ser diferentes).


Garanta acesso a documentos e materiais importantes para a equipe


Grande parte das trocas síncronas podem acontecer porque determinada pessoa precisa de um documento que está sob domínio de outro colaborador.


Para evitar que isso aconteça, é importante definir pastas compartilhadas na nuvem e diretórios que facilitem o acesso da equipe a todos os materiais trocados entre a equipe.


Incentive a objetividade na comunicação


Crie SLAs viáveis


Se você ainda não sentir segurança em implementar a comunicação assíncrona na equipe porque tem receio de que isso deixe as pessoas desconectadas por tempo excessivo, uma saída inicial é criar um tempo médio de resposta padrão para o time — os famosos SLAs (Service Level Agreement).


Vamos supor que você tenha pessoas trabalhando em fuso horário diferentes e, por isso, a comunicação assíncrona é determinante para o bom relacionamento da equipe.


Vocês podem chegar a um acordo de que as mensagens precisam ser respondidas em até 12 horas a partir do recebimento, independentemente do horário local da sede da empresa.


Assim, fica combinado que ninguém da equipe ficará mais do que 12 horas sem olhar seus canais oficiais de comunicação durante os dias úteis.


E então, está pronto para colocar a comunicação assíncrona para funcionar na sua empresa?

Certamente, esta é uma iniciativa que não depende de uma única pessoa: é preciso estabelecer acordos para fazê-la funcionar.


Então, que tal compartilhar este guia com seus colegas de trabalho? Faça isso agora mesmo e comece a implementar a comunicação assíncrona o quanto antes!